Как планирането на контекста (известен още като блоково планиране) може да повиши вашата производителност

Първоначално публикуван на JOTFORM.COM
Смутен.
Обезсърчен.
Разочарован.

Така се чувства Нийл Пасрича в началото на 2016 г.

След като напусна работата си като директор на Walmart за развитие на лидерството - за да стане пълноправен автор и оратор - Пасрича забеляза, че неговата продуктивност намалява.

Въпреки че оставя зад себе си исканията на корпоративния свят, авторът открива, че най-различни нови задачи заемат времето му.

Изследователски разговори с източници, обеди с литературни агенти, срещи с уеб разработчици и други логистични отговорности, проникнали в работните дни на Парича. Не му отне много време да разбере, че избягва най-важната си работа: Същинското писане.

В крайна сметка авторът откри просто решение, което сега кредитира, за да спести кариерата, времето си и здравия си разум:

Дните на недосегаемите.

Пасрича реши да блокира един ден седмично, за да работи върху книгата си с нулеви разсейвания. Правилата бяха прости: Без телефони, без имейли и без разговори с други.

„Когато светът ни става по-оживен, а телефоните ни стават пчелни, най-ограниченият ресурс за всички нас се превръща в внимание и творчески резултат“, казва Пасрича, автор на бестселъра на New York Times на The Happiness Equation. „И ако не ви е нужно време да поставите нещо ново и красиво навън, тогава стойността ви намалява бързо.“

Както можете да видите по гореспоменатата справка на New York Times, техниката работеше. Успехът на Pasricha с „недосегаеми дни“ не е изненадващ, като се има предвид, че преминаването между задачи може да намали производителността с цели 40 процента.

Превключването на задачи предизвиква онова, което изследователите наричат ​​„остатък на вниманието“, и е разреждане на фокуса, причинено от конкуриращи се мисли. Ето защо пиша „сутрешни страници“, свързани с настоящи проблеми, потенциални решения и неизследвани идеи през първите два часа на всеки работен ден.

Въпреки че бих искал да блокирам цял ден за една конкретна задача, това просто не ми се струва реалистично. Като изпълнителен директор на заредена компания, моят принос е необходим за различни ежедневни решения, от наемането до разработването на продукти.

Историята на Парича обаче поднови любопитството ми до това какво може да се постигне с фокусирана работа. Ето защо в момента изследвам потенциала на контекстното планиране.

Фокусът е жизнената сила на икономиката

Контекстното планиране, наричано още блоково планиране, е процесът на приписване на големи блокове време за свързани задачи в редуващи се дни или седмици.

Тази система за управление на времето става все по-често срещана в средното образование. Както съобщава Education World, повече от 50 процента от гимназиите в Съединените щати вече или използват или обмислят да използват блоково планиране, като най-често срещаната форма е графикът за климатици.

За разлика от спазването на традиционните „осем часа на ден“, учениците от А / Б имат редуващи се дни от четири по-дълги класове. Въпреки че има много причини за превключването, първостепенният двигател изглежда е когнитивните ползи от фокусираната работа.

Едно проучване на 820 гимназии установи, че практикуващите методи на активно обучение имат значително по-високи нива на постижения, измерени от Националната оценка на напредъка в образованието.

Както Кал Нюпорт, компютърен учен и автор на Deep Work: Правила за успех в разсеян свят, обяснява в това интервю:

„Фокусът е основата на тази икономика. Успешните хора използват мозъка си, за да създадат нова стойност, като правят интензивната концентрация уместна по начин, по който не е било преди ... Това е почти като суперсила. "

Решаването на теорема, писането на сложен код и ангажирането с подробна изработка са всички задачи, които Newport смята за задълбочена работа. Това са видовете задачи, които не могат лесно да бъдат копирани от изкуствения интелект (AI) и всички те зависят от минимално разсейване.

Като се има предвид разнообразието от стимули, конкуриращи се за нашето внимание всеки ден, както на работното място, така и у дома, планирането на контекста изглежда като обещаващ инструмент за производство на по-качествена работа за по-малко време.

Как да създадете контекстов график

Вземайки назаем от образователната система, има много начини да се структурира блоков график.

Въпреки това, най-ефективният вариант за заетия професионалист вероятно е някаква версия на A / B график. Работата в този капацитет е позволила на фирмата за бърза помощ Andee Love да управлява почти седемцифрен бизнес само за 20 часа седмично.

Любов каза, че е открила точно колко ефектно може да бъде планирането на контекста, когато работи като координатор, наблюдаващ програмите за аутизъм в две отделни училища.

„Всяко училище имаше свой характер и нужди и установих, че ако се опитам да посещавам и двамата всеки ден, се втурнах през подготовката си и завърших деня изтощен“, казва Любов.

„Всеки път, когато сменях училища, изтощавах енергията си. За да включа тези течове на енергия, разработих график, в който посещавах едно училище в понеделник, сряда и петък, а другото във вторник и четвъртък. “

Любовта отчете драстична промяна в ентусиазма, компетентността и нивата на енергия след превключването. Днес тя е изпълнителен треньор, който редува графика си между седмици, а не дни.

Ето как да създадете свой собствен контекст или да блокирате, да планирате:

Стъпка 1: Проучете текущия си график

Оценката на графика е измамно предизвикателна задача по проста причина: Повечето хора са ужасни да преценят колко време прекарват в работа по дадена задача.

Ако никога досега не сте го правили, помислете как да направите календар, който илюстрира как мислите, че прекарвате времето си. Можете да оцветите кода на задачите като Noah Kagan на OKDork, които са извършили тук:

След това преминете към работния си път, проследявайки как всъщност прекарвате времето си. Вероятно ще забележите някои скрити задачи, които дори не сте обмисляли. И определено ще забележите, че някои проекти отнемат много повече време, отколкото сте реализирали преди.

Стъпка 2: Потърсете модели и създайте категории

След като документирате всеки ден, можете да започнете да групирате задачи по категории (например административна, имейл кореспонденция, срещи в екип, рекламно послание). Можете също така да решите да категоризирате задачите по по-малко очевидни характеристики, например как се чувствате, докато ги изпълнявате.

Стъпка 3: Създайте блокове от време

И накрая, експериментирайте с включването на съответните категории задачи в големи блокове време в календара си. Включва ли вашата роля водещи много срещи в екип?

Опитайте да ги насрочите всички в един и същи ден всяка седмица, като доносителката на Lifehacker Емили Прайс. Базираният в Сан Франциско репортер казва, че срещите изискват по-големи ангажименти във времето, отколкото може да се предполага.

„Прекарвам време, подготвяйки се преди и обмисляйки ги след това, което е чудесно, но означава, че едночасова среща отнема около 2 часа от деня ми. Събирането им всички в един и същи ден премахва стреса от опаковане на нещо твърде бързо, така че мога да стигна до срещата навреме и се мъча да се преориентирам, когато срещата приключи и трябва да се върна на работа. "

Ключът към планирането на контекста е стратегическото групиране на задачите по начин, който свежда до минимум необходимостта от „смяна на умствените предавки“. Ако срещите не са любимото ви занимание, идеята да посветите цял ден на тях може да изглежда като драг.

Все пак вашите дни за среща няма да са безкрайно по-продуктивни. Това е само един пример за много потенциални задачи, които могат да бъдат блокирани във времето. Дейвид Финкел, главен изпълнителен директор на Maui Mastermind, е друг график за график на феновете:

„Успях да посоча определен делничен ден - и след малко повече практика - два делнични дни - където мога да отделя парче време, за да се съсредоточа изцяло само върху едно нещо. Тези дни остават неподвижни, независимо какво. И когато се прибират всяка седмица, всичко, което правя, е да работя по един проект поне половината ден - без имейли, без телефонни обаждания, без срещи. "

Докато фокусните дни на Финкел са по-малко структурирани от традиционните A / B дни, те все още отговарят на неговите нужди. Неговият период от три до четири часа е посветен на каквато и да е „дълбока, непрекъсната работа“, която е най-належаща през тази седмица.

Това може да означава да седнете, за да напишете предложение, да очертаете целите на следващото тримесечие или да организирате посещение на клиента. Независимо от това, времевият интервал остава в календара като „неподлежащ на договаряне“.

Опитайте да планирате блокчейн

През моите 13 години в JotForm научих, че растежът на бизнеса не е в това да правим повече - а в това да правим повече от това, което оказва най-голямо влияние. Превод: Заетостта не е синоним на производителност.

Ако това описание ви звучи твърде познато, може да искате да помислите да експериментирате с контекстното планиране. Просто не забравяйте да съобщите своя нов график на клиенти, колеги и други ключови заинтересовани страни, за да избегнете ненужни прекъсвания.

Също така, не се притискайте незабавно да го „оправите“. Всеки път, когато приемам нов инструмент за управление на времето, в крайна сметка се занимавам с него за няколко седмици, преди да го персонализирате, за да отговаря на моите нужди.

Работите ли от блоков график в момента? Ако не, звучи ли ви като нещо, което бихте пробвали? Защо или защо не?

Моля, кажете ми в коментарите по-долу.