Изберете вашите приоритети и безмилостно премахвайте останалите

Първоначално публикуван на JOTFORM.COM

Наскоро стоях в гардероба си, решавайки дали стара тениска за фитнес ми носи радост.

Следвах съветите на експерта по организацията Мари Кондо, чиято бестселърова книга „Магията на променящото се в живота магистратура“ обгърна света.

Според Кондо можем да спретнем домовете и живота си, като решим дали всяко наше притежание искри радост - и да се отървем от всичко, което няма.

В свят, който изглежда е решен да ни направи потребителите, има контрастираща вълна от минимализъм - хората отчаяно искат да намалят несъщественото. Освободени от излишната струя, хората намират радост, вдъхновение и, разбира се, своите неща.

Същото е и на работното място и нямам предвид просто да чистя бюрото си (макар че това е един от шестте ми ежедневни навика). Искам да кажа да погледнете твърдо по-големите си цели, да изберете основните си приоритети и безмилостно да премахнете всичко останало.

Точно както раздялата с домашния ви живот може да ви направи по-щастливи, стесняване на фокуса ви в работата ще доведе както до по-голямо удовлетворение, така и до производителност.

Не приемайте просто думата ми за това: някои от най-големите умове на днешния ден са твърди вярващи в магията на подреждането на вашите приоритети.

Силата да се каже „не“

„Иновациите казват„ не “на 1000 неща.“ - Стив Джобс, основател на Apple

Нека си признаем: добре е да кажеш „да“ - да бъде човекът, който винаги доставя. Но това, което често разделя успешните от много успешните хора, е способността им да казват „не“.

Пише Грег Маккъун, автор на бестселъра на New York Times Essentialism:

„Не просто случайно да кажете„ не “, но целенасочено, умишлено и стратегически да премахнете ненужните хора.“

Безразборното преследване на повече разсейва нашите усилия и в крайна сметка ни дералира да постигнем по-големите си цели.

Автор на бестселъра и домакин на хранителната мрежа Ина Гартен е натрупала нетна стойност от над 40 милиона долара, според Forbes.

Нейната рецепта за успех? На срещата на върха на жените на Forbes Гартен обясни, че ако офертата не съответства на визията и ценностите на нейната марка, тя ще я отхвърли.

Когато за първи път стартирах JotForm, без рисков капитал или инвеститори, носех всяка шапка. Прекарах дните си в гасене на пожари за обслужване на клиенти, оставяйки ми малко време да се съсредоточа върху разрастването на бизнеса. Правех толкова много - и въпреки това имах чувството, че въртя колелата си.

След като започнах да наемам невероятен екип от инженери и специалисти по обслужване на клиенти, успях да се съсредоточа върху приоритетите си. Делегирах въпроси за обслужване на клиенти. И JotForm започна да излита.

Въпреки че научих много от онези ранни дни, те ме накараха да осъзная:

Не става дума за повече - а за повече от това, което движи иглата за вас и вашата компания.

Помислете за разликата между скоростта и скоростта: докато измервате скоростта на разстояние във времето, скоростта е изместване. Когато измервате скоростта, все още можете да бягате в кръгове, но скоростта измерва действителния напредък. Искаме да се съсредоточим върху скоростта, а не върху скоростта.

Плюсовете да се придържате към вашите приоритети

Изграждането на марка означава да бъдете неумолимо избирателни относно възможностите, които приемате.

Ако изберете и се придържате към приоритетите си, ще бъдете и по-продуктивни ежедневно. Вече писах за опасностите от многозадачността: Преминаването между задачи може да отнеме до 40% от нашето продуктивно време.

Ето защо в ежедневната си работа винаги имам три конкретни приоритета. В момента те са:

  1. Наемане на наистина страхотни хора
  2. Създаване на качествено съдържание
  3. Оборудване на нашите потребители да работят по-продуктивно

Тези приоритети ръководят всичко, което правя. Ако проект или възможност не съответстват на нито един от тях, аз казвам „не“. Премахвам ненужното обсъждане от ситуацията и премахвам разсейванията, за да мога да постигна реален напредък.

Икономисти и психолози са открили, че твърде много варианти могат дори да парализират хората или да ги тласкат към вземане на нелогични решения.

В умел експеримент професорът от университета в Колумбия Шийна Айенгар постави щанд за проби на конфитюри на пазар в Калифорния. На всеки няколко часа тя редуваше предлагайки 24 конфитюри и шест конфитюри.

Айенгар откри, че 60 процента от клиентите са привлечени от големия асортимент, а само 40 процента са спрели, за да проверят малкия. Въпреки това, 30 процента от хората, които взеха проби от малкия асортимент, закупиха сладко, докато едва 3 процента от тези, изправени пред две дузини аромати, закупиха буркан.

Както обясни проф. Айенгар, „хората може да намерят все повече и повече възможности да влошат всъщност.“

Не е изненада, че изборът на фокус прави и хората по-щастливи. Проучване на над 4000 работещи специалисти установи, че придържането към ежедневния „MIT” (най-важната задача) е свързано с по-високи нива на енергия и щастие.

В по-голям мащаб приоритетният излишък може да навреди на долния ред на вашата компания. В скорошно проучване на 1800 ръководители в световен мащаб, 64% заявиха, че имат твърде много конфликтни приоритети. Изследователите откриха, че с нарастването на списъка с приоритети на изпълнителния екип растежът на приходите на компанията намалява спрямо колегите си.

Накратко: твърде много цели могат да саботират инерцията ви.

Как да изберете приоритетите си

Определянето на вашите приоритети изисква план за игра и има многобройни списъци, матрици и диаграми, които да ви помогнат да започнете.

Матрицата на Айзенхауер, например (наречена на работливия бивш президент на САЩ), е популярно средство, което определя приоритетите въз основа на важността и неотложността. Задачите, които не са нито важни, нито са спешни, се елиминират.

Спешността обаче може да бъде хлъзгав наклон. Твърде често попадаме в капана на хипер-фокусирането върху чувствителните към времето.

И това е разбираемо - усещаме моментално удовлетворение, когато изпълняваме задача, вместо да я запишем за по-късна дата или да отделим време за делегиране. Ето защо „входяща нула“ е толкова привлекателна концепция. Удовлетворяващо е да се чувстваш като работиш от чист шисти.

По-малко важните задачи също се разширяват, за да запълнят времето. Ето защо трябва да се съсредоточим върху най-важното.

Например наскоро синът ми започна детска градина и реших да го взема в 17 ч всеки ден. И все пак бях свикнал да стоя късно. Ако имах преливаща входяща кутия, често оставам до 20:00, за да я изчистя. Сега, когато трябва да напусна офиса в 4:45 рязко, по-добре да избера и да изпълня основните си приоритети.

Ако все пак се окажете с приоритет на чувствителните към времето, а не на съществените задачи, не сте сами.

В поредица от изследвания, публикувани в Journal of Consumer Research, хората обикновено избират да изпълняват задачи с много кратки срокове, а не задачи с по-малко належащи срокове, които са също толкова лесни и обещават по-голяма награда.

Но както казах преди, когато се съсредоточим върху спешността, приключваме с гасене на пожари през целия ден, вместо да постигнем най-важното.

Това означава ли, че трябва да забравим изцяло спешността?

Не точно. Но открих, че мога да делегирам лъвски дял от спешни предмети.

Склонен съм да се съглася с експертите, които препоръчват да избирате вашите приоритети въз основа на приноса и страстта - целите, които ни мотивират и ни дават по-голямо чувство за цел. И бих добавил значение на този списък.

За да изберете приоритетите си, запитайте се:

  1. Кое е най-важното за мен, като се имат предвид по-широките ми цели (или моята организация)?
  2. Къде мога да дам най-голям принос въз основа на нуждите на моята организация и моя личен опит и способности?
  3. Какво ме вдъхновява?

На следващо място, като вземете страница от стратегията на Уорън Бъфет, запишете 25 цели и след това окръжете най-добрите си 3–5. Независимо дали сте избрали три (като мен) или пет (като Buffet), важно е да пренебрегнете останалите елементи на всяка цена.

Не е нужно напълно да изоставяте другите си цели - но ги оставете настрана, докато не можете да им дадете своето пълно, неделимо внимание, може би на по-късна дата.

Поглеждайки назад към моите приоритети, наемането на страхотни хора е изключително важно. Няма да делегирам тази отговорност на никой друг, особено когато се наемаме за ключови позиции.

Моята цел да оборудвам потребителите да работят по-продуктивно, попада между принос и значение. Създаването на качествено съдържание обаче е моята страст. Фокусирането върху този приоритет ме стимулира да работя по-пламенно върху останалите.

Ако нещо не е приоритет, или делегирам, ако е спешно, или го избягвам напълно.

Изграждане на приоритети в ежедневието ви

Периодично трябва да отстъпваме и да преоценяваме приоритетите си. След като сте избрали вашите, е важно да ги вградите в ежедневието си.

Това означава блокиране на непрекъснато време за работа във фокусните ви области: изключете сигналите, настройте автоматични отговори по имейл и създайте тихи зони. Силно защитете работния си процес.

Както предлага Грег Маккъун, ако не отдавате приоритет на времето си, някой друг ще го направи.

За много хора сутрините са тяхното основно време за дълбока работа. Прекарвам първите два часа на всеки работен ден, изписвайки своите мисли и идеи, тъй като те са свързани с моите приоритети. През този период не си резервирам срещи и не мисля да проверявам имейли.

И накрая, съобщавайте намеренията си с колегите си, така че те да знаят какво да очакват от вас (и кога не трябва да очакват нищо от вас).

Може да се почувствате неудобно да споделите новоприоритетния си трудов живот с мениджър, който има други планове за вашето време. Но ако ясно обясните как целите ви се привеждат в съответствие с дневния ред на компанията с голяма картина (или с програмата на вашия мениджър), има вероятност те да спазват ангажимента ви.

Нагласете приоритетите си и вижте какво ще се случи. Това наистина може да бъде смяна на играта.